Externe vertrouwenspersoon nodig?
Verklein de kans op ongewenst gedrag, uitval en conflicten.
GJ biedt een luisterend oor voor alle medewerkers.
Neem contact op – we denken graag met je mee!
Externe vertrouwenspersoon
Als werkgever wil je goed zorgen voor je medewerkers. Naast een veilige werkomgeving is het belangrijk dat zij ook terecht kunnen bij een extern vertrouwenspersoon die niet gekleurd is door de omgeving van jouw organisatie. Daarnaast ben je als werkgever volgens de Arbowet verplicht om medewerkers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting, waaronder ongewenste omgangsvormen zoals ongewenste intimiteiten, pesterijen, discriminatie, geweld of integriteitsschendingen zoals belangenverstrengeling, plichtsverzuim of het achterhouden van informatie.
Weet iedereen binnen jouw organisatie waar zij terechtkunnen en is er een duidelijke gedragscode aanwezig? Wij helpen je hier graag bij! Vanuit een positieve, neutrale en beschermende positie maken wij het onderwerp bespreekbaar voor werkgever en werknemer. Voorkom hiermee verzuimkosten, uitval, verloop en escalatie.
Waarom een externe vertrouwenspersoon?
Een extern vertrouwenspersoon is als een frisse blik voor je team. Ze staan los van het bedrijf, waardoor medewerkers makkelijker hun hart kunnen luchten. Deze vertrouwenspersonen zijn niet alleen goed opgeleid om te luisteren, maar ze brengen ook waardevolle inzichten mee uit hun ervaring met andere organisaties. Dit helpt om een open, veilige en fijne werksfeer te creëren, waar iedereen zich gehoord voelt.
Onze LVV gecertificeerde en deskundige vertrouwenspersonen hebben meer afstand tot de organisatie waardoor de drempel lager is voor medewerkers om een afspraak te maken. Onze expertise van een allround HR-organisatie komt goed van pas en fungeren ze als een sparringpartner voor jouw intern aangestelde vertrouwenspersoon of HR-medewerker.
GJ, Dé HR-Partner: jouw externe vertrouwenspersoon
Bij GJ zijn al onze vertrouwenspersonen gecertificeerd, wat betekent dat zij de juiste training en kwalificaties hebben om hun werk effectief en professioneel uit te voeren. Bovendien ontvang je als werkgever jaarlijks een rapportage over de activiteiten van de vertrouwenspersoon binnen jouw organisatie. Zo blijf je op de hoogte van wat er speelt en kun je eventuele problemen proactief aanpakken. Wij zorgen er ook voor dat jouw medewerkers goed geïnformeerd zijn over de werkwijze en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon, zodat ze weten waar ze terecht kunnen als ze hulp nodig hebben.
Wanneer wordt een extern vertrouwenspersoon ingeschakeld?
Een vertrouwenspersoon wordt ingeschakeld bij diverse situaties. Denk hierbij aan wanneer een medewerker te maken krijgt met ongewenst gedrag, conflicten, ethische dilemma's of andere werk gerelateerde problemen die hun welzijn of prestaties beïnvloeden. Ook voor advies bij beleidsvorming rondom werkomgeving en bedrijfscultuur worden ze ingeschakeld. Hun inzet helpt bij het voorkomen van escalatie van problemen en het bieden van vroegtijdige interventie bij conflicten of ongemakkelijke situaties op de werkplek.
Verplichtingen van de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon heeft een aantal taken. Ze zorgen dat alles wat besproken wordt vertrouwelijk blijft en luisteren goed naar de zorgen van medewerkers. In dit proces blijven ze altijd leren, zodat ze de nieuwste informatie hebben. Het belangrijkste is dat ze onpartijdig zijn en niemands kant kiezen. Zo zorgen ze voor eerlijkheid en vertrouwen.
De cruciale taken van een externe vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon doet meer dan alleen luisteren en het geven van advies. Ze helpen ook bij het maken van regels en het geven van trainingen om te zorgen dat iedereen zich goed gedraagt. Dit helpt bij het bouwen van een positieve bedrijfscultuur. Ze zorgen er ook voor dat iedereen zich houdt aan de regels over veiligheid en gezondheid op het werk. Hun rol is belangrijk om iedereen open en eerlijk te laten zijn, wat zorgt voor een goede sfeer.
- Eerste hulp en advies aan medewerkers in nood
- Informele oplossingen onderzoeken en overwegen
- Alternatieve opties voorleggen, zoals een klachtenprocedure
- Begeleiding bieden bij het indienen van klachten bij een commissie of leidinggevende
- Doorverwijzen naar andere instanties, zoals een mediator
- Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag
- Advies en ondersteuning geven aan leidinggevenden en het management bij de preventie van ongewenst gedrag
- Registreren van gevallen van ongewenst gedrag.
Een vertrouwenspersoon aanstellen voor jouw bedrijf
Het kiezen van de juiste vertrouwenspersoon voor jouw bedrijf doe je niet zomaar. Je wilt namelijk iemand zijn die met jou en je personeel klikt, maar tegelijkertijd ook kennis van zaken heeft. Een goede vertrouwenspersoon bouwt vertrouwen op met je team en zorgt voor open en respectvolle communicatie. Ze moeten zonder hoge drempel klaarstaan voor je medewerkers die hulp of advies nodig hebben.
Op zoek naar andere manieren om jouw bedrijf te tillen naar een volgend niveau? Kijk ook naar onze dienstverleningen voor HR-advies, payroll uitbesteden, salarisadministratie uitbesteden, backoffice uitbesteden, werving en selectie of uitzendpersoneel.
Een abonnementsvorm die bij jou past!
- € 250,- per jaar exclusief btw (per werkmaatschappij).
- Extra werkzaamheden worden vooraf besproken en achteraf gefactureerd.
- Abonnement is opzegbaar via de mail voor 30 november van elk kalenderjaar.
- De vertrouwenspersoon werkt op basis van verrichting. Het uurtarief van € 89,50 ex. btw, reis- en verblijfskosten worden maandelijks gefactureerd.
Veel gestelde vragen over een extern vertrouwenspersonen
We beantwoorden hier een paar vragen over wat een externe vertrouwenspersoon doet en hoe dit jouw bedrijf kan helpen.
Waarom kiezen voor een extern vertrouwenspersoon in plaats van intern?
Een externe vertrouwenspersoon staat los van je bedrijf. Dat betekent dat ze niet beïnvloed worden door wat er binnen het bedrijf speelt. Dit maakt het makkelijker voor je team om open te zijn over dingen die ze misschien niet direct met een collega zouden bespreken. Zo voelen ze zich veiliger en meer op hun gemak om problemen aan te kaarten.
Wat is de wettelijke verplichting van een extern vertrouwenspersoon?
De Tweede Kamer heeft in 2023 een wetsvoorstel aangenomen dat werkgevers met meer dan 10 werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit wetsvoorstel heeft als doel de sociale veiligheid op de werkvloer te bevorderen door iedere werknemer de mogelijkheid te bieden zich vertrouwelijk te kunnen uiten en ondersteuning te krijgen bij ongewenste situaties zoals agressie, (seksuele) intimidatie, en pesten. Het wetsvoorstel moet nog door de Eerste Kamer worden goedgekeurd.
Belangrijkste punten van de wet:
-
Verplichting voor werkgevers: Werkgevers met meer dan 10 werknemers moeten een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen. Deze vertrouwenspersoon heeft als taak om werknemers op te vangen, te begeleiden en te adviseren, en indien nodig door te verwijzen naar professionele hulpverlening.
-
Kwaliteit en onafhankelijkheid: Vertrouwenspersonen moeten beschikken over de juiste deskundigheid en ervaring. De wet vereist dat werkgevers in hun risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) beschrijven hoe de vertrouwenspersoon aan deze eisen voldoet en tijd kan vrijmaken voor deze rol. Er worden geen specifieke opleidingseisen gesteld, maar er wordt wel sterk de nadruk gelegd op certificering en registratie van vertrouwenspersonen om kwaliteit en onafhankelijkheid te waarborgen.
-
Verslaggeving en bescherming: De vertrouwenspersoon moet jaarlijks verslag uitbrengen over zijn of haar bevindingen aan de relevante partijen. Daarnaast zal de vertrouwenspersoon in de toekomst dezelfde ontslagbescherming genieten als leden van de ondernemingsraad, wat betekent dat zij niet zomaar ontslagen kunnen worden.
-
Specifieke aandacht voor kleinere bedrijven: Kleine bedrijven krijgen meer tijd om aan de wettelijke verplichting te voldoen en mogen een externe vertrouwenspersoon aanstellen. Dit om de regeldruk voor kleine ondernemingen te verminderen.
-
Reikwijdte van de wet: De wet geldt niet voor organisaties met minder dan 10 werknemers om de administratieve en financiële lasten voor kleinere bedrijven te beperken.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van een vertrouwenspersoon op de werkvloer?
Met een extern vertrouwenspersoon op de werkvloer krijg je een fijnere sfeer. Het helpt bij het verminderen van meningsverschillen en het opbouwen van goede relaties tussen collega's. Zo'n persoon zorgt er ook voor dat iedereen zich aan de regels houdt en eerlijk is. Dit alles maakt de werkplek een stuk prettiger.
Een externe vertrouwenspersoon op de werkvloer brengt voordelen met zich mee. Ten eerste zijn ze helemaal onafhankelijk en onpartijdig. Ze staan buiten het bedrijf, dus ze hebben geen verborgen agenda. Een vertrouwenspersoon helpt bij het verminderen van meningsverschillen en het opbouwen van goede relaties tussen collega's. Ook zorgt het ervoor dat iedereen zich aan de regels houdt en eerlijk is. Dit alles maakt de werkplek een stuk prettiger.
Daarnaast hebben ze veel ervaring omdat ze fulltime met dit soort zaken bezig zijn. Ze zijn ook makkelijker bereikbaar en missen niks wat in de bedrijfscultuur speelt. Ten slotte hoef je je geen zorgen te maken over hun opleiding en bijscholing, wij werken met LVV gecertificeerde vertrouwenspersonen. Vooral voor kleinere bedrijven scheelt dit een grote investering.
Wat zijn de kosten voor een extern vertrouwenspersoon?
Een extern vertrouwenspersoon via GJ Dé HR Partner is een slimme zet voor jouw bedrijf. Het gaat niet alleen om de kosten, maar vooral om wat het jou en je team oplevert. Een externe vertrouwenspersoon zorgt voor een fijnere sfeer op de werkvloer, minder ziekteverzuim en een plek waar iedereen zich gewaardeerd voelt. Dit maakt jouw bedrijf alleen maar sterker.
Wil je weten wat dit voor jou kan betekenen? Neem dan contact op. We zoeken samen naar een abonnementsvorm die bij jouw organisatie past.