Ziekmelding

Ziekmelding: alle stappen uitgelegd

Ziek personeel is niet leuk, maar toch krijg je er mee te maken. Daarom is het als werkgever dan ook belangrijk om goed voorbereid te zijn op ziekmeldingen binnen jouw organisatie. Een goed beheer van ziekmeldingen en mogelijke re-integratieproces helpen bij het welzijn van je medewerkers. Daarnaast zorgt het ook dat de continuïteit en productiviteit van je bedrijf niet in gevaar loopt. In deze blog, bieden wij je een overzicht van alle stappen die je moet nemen bij een ziekmelding, vanaf het moment van melding tot de uiteindelijke re-integratie.

Een ziekmelding binnen jouw organisatie

Elke ziekmelding is een persoonlijk verhaal. Wanneer iemand zich ziek meldt, wil je empathie en begrip tonen. Zorg ervoor dat je werknemers zich op hun gemak voelen bij het melden van hun afwezigheid en weet dat hun gezondheid voorop staat in jouw organisatie.

Daarnaast is het goed om een helder protocol te hanteren. Zorg ervoor dat je medewerkers weten hoe en bij wie ze zich ziek moeten melden. Het is ook belangrijk om de verwachte duur van afwezigheid vast te leggen. Hierbij wordt privacy altijd gerespecteerd.

Verwachte ziekteduur

Het inschatten van de duur van ziekteverzuim helpt bij het organiseren van vervangend personeel en het herverdelen van taken. Overleg met je bedrijfsarts of arbodienst kan een realistische prognose bieden. Wees bewust van mogelijke veranderingen in de gezondheidstoestand van de werknemer, wat invloed heeft op hun terugkeer naar het werk. Regelmatige herbeoordeling en communicatie zijn belangrijk om de situatie nauwkeurig te monitoren. Flexibiliteit in je plannen is noodzakelijk, aangezien aanpassingen wellicht nodig zijn afhankelijk van de ontwikkeling van de situatie. 

Het stappenplan bij een ziekmelding

  • Registratie van de ziekmelding: documenteer de ziekmelding zorgvuldig, met het in acht nemen van de privacyregels.
  • Informatie winnen: noteer de verwachte duur van de afwezigheid.
  • Inzet van vervanging: regel indien nodig tijdelijke vervanging, waarbij je rekening houdt met de duur van het verzuim. Hier kun je snel schakelen met uitzendpersoneel.
  • Communicatie: onderhoud regelmatig contact met de zieke werknemer, met respect voor hun privacy en gezondheidstoestand.
  • Melden bij Arbodienst/UWV: afhankelijk van de duur en aard van het verzuim, dient de ziekmelding te worden doorgegeven aan de arbodienst of het UWV.

Ziekmelding doorgeven aan het UWV of een arbodienst

Bij een ziekmelding is het belangrijk deze tijdig door te geven aan de arbodienst of, in geval van langdurig verzuim, aan het UWV. Dit is wettelijk verplicht, vooral onder de Wet Verbetering Poortwachter, die actieve samenwerking voor re-integratie vereist. De termijn voor deze melding verschilt, dus controleer de specifieke eisen voor je situatie. Na melding begeleiden deze instanties het re-integratieproces, inclusief het opstellen van een plan en het monitoren van voortgang. Goede communicatie met de werknemer en nauwkeurige documentatie van alle stappen zijn belangrijk voor een effectieve afhandeling en succesvolle terugkeer naar het werk.

Re-integratie na een ziekmelding

Re-integratie van een werknemer vraagt om een zorgvuldige planning en overleg. Werk nauw samen met je HR-afdeling, de betrokken werknemer, en de arbodienst of bedrijfsarts om een goed re-integratieplan op te stellen. Dit plan kan inhouden dat er aanpassingen worden gedaan in de werklast, werktijden, of zelfs tijdelijke of permanente wijzigingen in de aard van het werk.

Het managen van ziekmeldingen en re-integratie vereist een balans tussen het ondersteunen van je werknemers en het handhaven van de productiviteit binnen jouw organisatie. Met deskundig hr advies van GJ Dé HR Partner zorg je voor een efficiënt verzuimbeheer en een soepele re-integratie. Neem vandaag nog contact met ons op voor advies op maat over allerlei HR vraagstukken.

Gabriëlle Thijsebaard

Gabriëlle Thijsebaard

Geschreven op: 16-01-2024

Terug naar overzicht